Portail de Tribunaux décisionnels Ontario
En février 2023, la Commission de la location immobilière (CLI) a terminé la mise en œuvre du Portail de Tribunaux décisionnels Ontario. Depuis ce temps, nous apportons des modifications au portail afin de donner suite aux commentaires des utilisateurs et des intervenants, et d’améliorer les fonctionnalités, l’expérience utilisateur et la gestion des dossiers et des réponses aux demandes de renseignements.
Avis d’audience
Tous les avis d’audience générés par le portail contiennent désormais de l’information sur la ligne d’assistance technique de la CLI pour les audiences, y compris l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone pour joindre le personnel de l’assistance technique. Cela aidera les parties à obtenir l’information nécessaire pour participer à leur audience et résoudre les problèmes techniques qui pourraient survenir.
La CLI travaille actuellement sur d’autres améliorations au modèle d’avis d’audience afin qu’il soit plus facile à comprendre et nous prévoyons y ajouter des liens vers des ressources Zoom en ligne.
Lettres sur les numéros d’identification personnelle (NIP)
La CLI a également amélioré la lettre de NIP qui est envoyée aux parties après le dépôt d’une nouvelle requête. La lettre fournit un NIP aux parties intimées qui leur permet d’accéder aux services en ligne et à l’information relative au dossier de la CLI qui les concerne.
La lettre de NIP a été réécrite en langage clair afin de présenter les informations en langage clair afin que tous les utilisateurs puissent bien les comprendre. La lettre contient également des informations claires et concises sur la façon d’utiliser le portail pendant la procédure de requête.
Amélioration du consentement à la divulgation
Des changements ont été apportés à la fonctionnalité « Consentement à la divulgation de documents par le Portail ». Dans le cadre de cette fonctionnalité, les parties qui ouvrent une session dans le portail doivent confirmer si elles acceptent de recevoir des documents de la part de la CLI par l’entremise du portail ou par courrier électronique. Cette fonctionnalité aide maintenant les parties à mieux comprendre ce à quoi ils consentent et ce à quoi ils peuvent s’attendre s’ils donnent leur consentement. De plus, le portail affichera clairement l’adresse de courriel consignée aux dossiers de la CLI pour les parties et leur permettra de fournir une autre adresse aux fins de signification, si l’adresse affichée n’est pas la bonne.
Nouvelle plate-forme pour le centre d’appel
Tribunaux décisionnels Ontario introduira bientôt un système modernisé pour les centres d’appels de ses tribunaux. La CLI amorcera la mise en œuvre de ce système dans les prochaines semaines.
Le système amélioré comprend une option de rappel permettant à l’appelant de laisser son numéro de téléphone au lieu de rester en ligne, puis de recevoir un appel lorsqu’un membre du personnel se libérera, le tout sans perdre sa place dans la file d’attente. Le système de réponse vocale interactive, qui permet aux appelants d’accéder à des informations préenregistrées pour trouver réponse à leur(s) question(s), a été amélioré afin de fournir les informations de façon plus conviviale et en langage clair, et de faciliter la navigation dans le système. Le nouveau système fournit également une estimation du temps d’attente.
Cette nouvelle technologie devrait améliorer le service à la clientèle et la prestation des services à la CLI.
Nouveaux guides vidéo de la CLI
Tribunaux décisionnels Ontario travaille présentement sur une série de vidéos pour aider les parties à mieux se préparer à une audience de la CLI sur Zoom. Les vidéos, qui seront publiées sur la page Web consacrée aux vidéoconférences au début novembre, indiquent comment ouvrir une session en vue de participer à une audience de la CLI et fournissent de l’information sur le rôle de l’avocat de service pour locataires, la médiation et le déroulement des audiences.
L’été dernier, nous avons invité un certain nombre d’intervenants de la CLI à donner leur avis sur les textes des vidéos. Leurs commentaires nous ont été très utiles pour nous assurer que les vidéos répondent aux besoins des parties qui participent à une audience de la CLI, et nous les en remercions.
Les vidéos de la CLI s’ajoutent à la série de guides vidéo créés par Tribunaux décisionnels Ontario pour aider les parties à se préparer à une audience sur Zoom. L’accès à la justice demeure l’une des principales priorités de Tribunaux décisionnels Ontario et nous continuerons d’élaborer des ressources à l’intention des utilisateurs afin d’améliorer la littératie numérique et d’aider les parties à se préparer aux audiences virtuelles.
Élargissement de ServiceOntario (dépôt en personne)
La CLI travaille avec ses partenaires à ServiceOntario pour ajouter d’autres sites où les parties peuvent déposer une requête auprès de la CLI en personne. Bien que, la CLI encourage les parties à utiliser le Portail de Tribunaux décisionnels Ontario pour déposer leur requête, cet élargissement des services facilitera le dépôt de requêtes et de documents connexes en personne pour ceux et celles qui ne peuvent déposer leurs documents en ligne.
Recrutement d’arbitres
La CLI a pris des mesures concrètes pour augmenter le nombre d’arbitres afin de réduire l’arriéré. La CLI a le plaisir d’annoncer qu’en date du 20 octobre 2023, 16 nouveaux arbitres à temps plein ont été embauchés et que 12 d’entre eux devraient intégrer leurs pleines fonctions d’ici la fin du mois d’octobre, ce qui permettra d’augmenter le nombre d’audiences et de diminuer graduellement l’arriéré.
La CLI poursuivra son processus de recrutement et d’autres arbitres seront nommés sous peu, l’objectif étant de pourvoir le plus rapidement possible les postes d’arbitre qui restent.